Bisogno di assistenza
 

FUNZIONALITA'

Ricezione e Acquisizione
Infinity DMS consente di acquisire e archiviare via Web file e documenti in qualsiasi formato di dati.
L'acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre.
Le informazioni contenute nelle etichette o nel codice a barre vengono automaticamente riconosciute in fase di scannerizzazione con tecniche OCR, consentendo la catalogazione e l'archiviazione dei relativi documenti.
È possibile acquisire in maniera massiva i documenti e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni applicative.

Protocollazione
L'acquisizione può avvenire anche tramite un'apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di 'inviare' direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto.
La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.

Classificazione
Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche 'classi documentali' liberamente create e gestite dall'utente che consentono di organizzare e relazionare le informazioni in contenitori logici a più livelli.
Questa tecnica, indipendentemente dal contenitore logico di appartenenza, permette di mettere in relazione il documento con una o più entità applicative (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni.
La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) consente di ottenere il livello di riservatezza desiderato e determinare l'insieme di persone/gruppi abilitati all'accesso, notificando se richiesto l'accadimento di una certa azione.

Versioni e Revisioni
Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l'evoluzione di un documento nel tempo rendendolo reperibile a qualsiasi stadio della sua evoluzione.

Check In/Out
La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d'accesso allo stesso documento da parte di più utenti. La funzione evita che si generino pericolosi conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già preso in carico. L'utente può comunque accedere al documento in sola lettura, se autorizzato dall'utente che ha effettuato il Check In.

Ricerca
Avanzate funzioni permettono la ricerca dei documenti archiviati:
per contenitore logico di appartenenza (cartella);
per attributi e metadati, descrizione, classi documentali;
per parole chiave, autore ecc.;
per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori,prodotti ecc.);
per libera ricerca nel contenuto dei documenti.

Condivisione
La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l'accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. Attraverso il Business Process Management l'utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.

Distribuzione
Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento.
I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all'azienda sono molteplici:
direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell'utente (MyDesk);
sistemi di notifiche automatiche via email o SMS;
liste automatiche di distribuzione;
protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.